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Event Scheduling / Room Rentals

We have 6 public meeting spaces that rent for the following rates:

 

Large Meeting Rooms (Seating for 50-90)            

     3 hour block of time between 9:00am – 6pm, Monday – Saturday …$90 with $30 deposit            
     3 hour block of time between 6pm – 9pm, Monday – Saturday ……..$120 with $45 deposit
 

Small Meeting Rooms (Seating for 10-35)            

     3 hour block of time between 9:00am – 6pm, Monday – Saturday ….$60 with $30 deposit            
     3 hour block of time between 6pm – 9pm, Monday – Saturday ………$90 with $45 deposit
 

Ballroom (54 x 80)            

     9 hour block of time between 9am – 6pm, Mon. – Thurs……..…..$600 with $200 deposit            
     14 hour block of time between 9am – 11pm, Mon. – Thurs………$1,000 with $300 deposit            
     14 hour block of time between 9am – 11pm, Fri. – Sat. ……..…..$1,500 with $300 deposit            
     15 hour block of time between 9am – 12am, Mon – Sat……...…..$1,700 with $500 deposit      

 

We also offer free use of Private Study Rooms.

General Information for Booking Rooms

  • A cleaning/security deposit is required for the use of any space.
  • We can hold a room 24 hours without the deposit being paid and then the room will be released.
  • You only have access to the room during the time you have scheduled.
  • You must be out of the room by the scheduled time in order to avoid stiff penalties.
  • We accept Visa, MasterCard, and American Express.
  • We offer free audiovisual equipment on a first come, first served basis.
  • We set up and take down all the tables and chairs for events.
  • Room use before 9:00 am is available for an additional charge.


We offer free meeting rooms on a monthly basis, based on non-profit organization status, information presented at lecture, and room availability.

We also require that “free room” users post an ad in the Community Events Section of the Daily Herald, which means the room schedule has to be made far enough in advance for the notice to have appeared in the paper.

Office Hours

Monday - Friday  9:00 am - 9:00 pm
Saturday 9:00 am - 6:00 pm
We generally close the office during the lunch hour
(12:00 - 2:00 pm)

Feel free to call and make an appointment or drop by anytime.

Scheduling Office, #213 in the Academy Wing
Office Phone Number: 801-852-6657 
Dave Lemings - Event Scheduling Coordinator
Katie Brown - Assistant Event Scheduling Coordinator

Planning an Event at Academy Square

Photos of rooms

Meeting Room Use Policy

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Renta de Salones

Información:

Tenemos 6 Salones de Reuniones para rentar y estos son los  precios:

Salónes Grandes (capacidad de asientos 50-90 personas)
            Bloque de 3 hrs entre 9am – 6pm, Lunes – Sábado ….....…....….…$90 con un depósito de $30


            Bloque de 3 hrs entre 6pm – 9pm, Lunes – Sábado ……….…...…...$120 con un depósito de $45

Salones Medianos (capacidad de asientos 10-35 personas)
            Bloque de 3 hrs entre 9am – 6pm, Lunes – Sábado………...........….$60 con un depósito de $30


            Bloque de 3 hrs entre 6pm – 9pm, Lunes – Sábado ……….…......…$90 con un depósito de $45

Salón de Baile (54 x 80)            

Bloque de 9 hrs entre 9am – 6pm, Lunes – Jueves…..……$600 con un depósito de $200            

Bloque de 14 hrs entre 9am – 11pm, Lunes – Jueves…....$1000 con un depósito de $300            

Bloque de 14 hrs entre 9am – 11pm, Viernes – Sábado.…$1500 con un depósito de $300            

Bloque de15 hrs entre 9am-12pm, Lunes – Sábado……..$1700 con un depósito de $500

Tambien ofrecemos el uso de cuartos privados para estudiar gratis para todas personas que tienen una tarjeta de la Biblioteca de Provo.

Información General Acerca de la Renta de Salones

  • Depósito de seguridad/limpieza es requerido por el uso de cualquiera de los salones
  • Podemos apartar el salón 24 horas sin pagar depósito, pero después de ese tiempo, el salón estará disponible para rentar nuevamente
  • Solamente podrá tener acceso al salón durante el tiempo que Usted lo tiene programado
  • Tiene que estar saliendo del Salón a la hora exacta para evitar severas multas
  • Aceptamos Visa, MasterCard y American Express
  • Ofrecemos uso gratuito del equipo Audio/Visual a base de quién lo pide primero
  • Nosotros ponemos y quitamos las sillas y mesas que se usen en el evento
  • Se puede usar el Salon antes de las 9:00 am por un cargo adicional

Tenemos salones de renta gratuíta pero solamente para Organizaciones No-gubernamentales que esten localizadas en Provo, cuya presentación sea informativa, y siempre y cuando el salón esté disponible.  

Requerimos que los que usen los salones “en estado gratuito” publíquen su actividad en el periódico The Daily Herald, en la colunna de Eventos de la Comunidad; ésto quiere decir que tienen que apartar el salón lo suficiéntemente adelantado para que la noticia aparezca en el periódico.

Horas de Oficina

Lunes – Viernes 9:00 am – 9:00 pm
Sábado 9:00 am – 6:00 pm
Generalmente cerramos la oficina durante la hora de almuerzo (12:00 – 2:00pm)

Llámenos para hacer una cita ó venga a la oficina a cualquier momento

Número de teléfono de oficina: 801-852-6657

Dave Lemings – Coordinadora de Eventos
Katie Brown – Asistente a la Coordinadora

Fotos de cuartos